Особенности оформления делового письма

В наше время, когда большинство людей общаются в мессенджерах и социальных сетях, потребность в переписке нисколько не уменьшилась. Благодарный за новые методы коммуникации пользователь не должен забывать о том, что официально что-либо сообщить можно лишь традиционным методом. Деловое письмо, образец которого важно хоть раз увидеть, не допускает нарушений в правилах своего составления.

Разновидности документов

Каждому из нас в свое время приходилось сталкиваться с необходимостью составления того или иного документа. Поэтому важно понимать порядок ведения деловой переписки, ее назначение, знать виды деловых писем и примеры их составления.

В зависимости от вида, на которые разделяются письма, они могут содержать:

1. Просьбу или обращение;
2. Запрос или требование;
3. Предложение.

После получения подобного извещения необходимо в установленные сроки выслать ответ на него. Как правило, это один месяц. Кроме того, есть категории писем, ответ на которые не является обязательным. Это:

1. Предупреждения или напоминания;
2. Подтверждения;
3. Сопроводительные, гарантийные и ходатайственные послания;
4. Информационные и распорядительные рассылки;
5. Распоряжения.

Помимо классификации по виду, их можно разделить на коммерческие и некоммерческие.

К коммерческим относятся документы, используемые при подготовке к заключению договора, а также во время его исполнения.

• Ответ — информация по ранее высланному запросу.
• Запрос — вопрос к партнеру. Это может быть выражение желания о покупке, запрос о ценах или скидках, претензия и тому подобное.
• Информация — сведения, которые могут быть интересны или полезны адресату.
• Предупреждение — сообщение, в котором содержится информация о нарушениях в выполнении договоренностей и о возможных санкциях в связи с этим.

Некоммерческие — это, прежде всего, различного рода информация, гарантийные обязательства, приглашения, благодарности, рекомендации, прошения и прочее из того же ряда.

Независимо от вида на все эти документы распространяются правила переписки и ее оформления.

Структура делового письма

Само письмо обычно делится на связанные между собой логикой сообщения, вводную и основную часть. Начать его необходимо с раскрытия обстоятельств, побудивших его написать, и сослаться на соответствующие документы. Основная часть послания непосредственно раскрывает информацию, которую нужно донести до адресата.

Грамотно оформленный документ должен иметь легко читаемый текст, стиль его не должен быть разговорным, а само содержание необходимо разделить на логические абзацы. Писать надо, избегая тавтологии, и если возникает необходимость использовать некое слово в тексте несколько раз, использовать синонимы.

В заголовке указывается адрес, фамилия и имя получателя. Окончание должно содержать подпись руководителя организации или подразделения и выражение уважения к получателю. Самое распространенное выражение: «Заранее спасибо». Как пишется в деловом письме должность и титул отправителя зависит от принятых в организации правил и обычаев. Обычно официальные документы пишутся на бланке организации.

Правила деловой переписки и оформления делового письма требуют грамотного русского языка и уважительного отношения к получателю. Таковы правила делового этикета.

Обычно, в более или менее солидной организации разрабатывается свой фирменный стиль. В этом документе можно найти и шаблон необходимого сообщения, и образец рекомендуемого к использованию шрифта, и форму подписи, и много дополнительных материалов, необходимых для делопроизводства. Правильно составленное письмо является лицом фирмы.

Примеры официальной переписки

Очень важно правильно именовать адресата, к которому обращается адресант. В разных языках и разных культурах к официальным лицам принято обращаться по-разному. Так, существуют определенные различия в русскоязычных и англоязычных обращениях и завершениях посланий.

Примеры обращений:

• Уважаемый г-н Петров;
• Уважаемый Иван Иванович;
• Уважаемый господин директор;
• Уважаемый глава администрации Петровского района;
• Ваше превосходительство;
• Ваше святейшество;
• Коллеги, дорогие друзья, и тому подобные.

В английском варианте отчество не принято, к примеру, Dear mr. Petrov либо Dear Ivan. Обращение «Ваше превосходительство» либо Your Excellency используется применительно к высокопоставленным представителям государства (посол, консул) и иерархам католической церкви. Подобное обращение к представителям православной церкви возможно для представителей других религий, но обычно это звучит, как «Ваше святейшество».

Для коллективного обращения используются любые формы, поскольку это, как правило, внутренние документы, и пересылаются они в электронном виде.

Примеры подписи:

• С уважением (в английском варианте sincerely либо просто regards, best regards);
• В ожидании ответа, искренне ваш… (waiting for your reply, sincerely yours…; your reply is highly appreciated);
• С благодарностью за встречу, ваш… (with thanks for our meeting…);
• С надеждой на сотрудничество… (hoping for further cooperation…).

Далее, обязательно указывается имя, фамилия отправителя, его должность и контактные данные (телефон, адрес электронной почты). Если это послание подписано первым лицом компании, то его контакты указывать не следует. Закончить нужно данными исполнителя, с которым адресат в дальнейшем будет поддерживать связь.

Основное содержание

И безусловно, очень важно правильно составить текст письма. Здесь не должно быть вульгарных и просторечных слов и выражений. Существует такой термин, как «канцеляризм». Это не язык Л. Толстого и А. Чехова, но именно он лучше всего подходит для применения в переписке.

Некоторые образцы текстов без включения обращения и подписи выглядят так:

1. «…в связи с отказом поставщика от предоставления дополнительной информации по проекту, прошу вас ходатайствовать перед вышестоящим руководством о прекращении его финансирования в рамках существующего договора. Объяснительная записка — в приложении».
2. «…на ваше обращение от 15 марта сообщаю, что технику Петрову П. П. объявлен выговор за ненадлежащее исполнение своих обязанностей. В ближайшее время он будет направлен на курсы специализации для приобретения знаний и навыков по новым технологиям».
3. «…выражаю Вам благодарность за оперативную ликвидацию аварии и сохранение оборудования в рабочем состоянии».

При написании любого сообщения требуется понимание того, что отправитель хочет сказать, к кому он обращается, и что хочет иметь в результате. Не стоит забывать, что краткость — сестра таланта. А в случае составления делового письма — успеха.