Как составить сопроводительное письмо к документам?
Правила деловой корреспонденции требуют составления сопроводительного письма в письменной и электронной форме при направлении важных документов, например: договора, первичной документации, резюме, акта сверки и т. д.
Образец подобного письма представлен в данной статье. Письмо необходимо для того, чтобы канцелярия организации отправителя зафиксировала факт отправки, и соответственно, получатель – факт получения.
Оглавление:
Когда нужно
Письменные документы с сопроводительным письмом можно лично вручить получателю под роспись на втором экземпляре письма, или направить корреспонденцию по почте с описью вложения и уведомлением о вручении.
Уведомление о вручении письма адресату подшивается ко второму экземпляру сопроводительного письма и хранится в папке исходящих документов в канцелярии организации.
Отвечая на вопрос — как написать сопроводительное письмо, отметим, что необходимо придерживаться принятых правил деловой переписки и изложить мысль лаконично, грамотно и ясно, для того чтобы получатель понял цель вручения ему документов.
По грамотно составленному сопроводительному письму можно сделать вывод о профессионализме сотрудника и эффективности документооборота организации в целом, поэтому нельзя пренебрегать оформлением.
Отдельно стоит упомянуть, что при подаче резюме на объявленную вакансию в режиме онлайн, все большее количество работодателей требуют направления сопроводительного письма.
Его нужно составить с указанием следующих параметров по форме:
- наименование вакансии, на которую подает соискатель;
- раскрытие мотивации;
- обоснование того, почему на его взгляд он подходит на эту должность.
Как писать
По сути, сопроводительное письмо — это записка к прилагаемым документам.
Ее примерный шаблон выглядит следующим образом:
- дата и исходящий номер;
- сведения о получателе, если известно ФИО руководителя организации;
- вежливое обращение к адресату;
- указание на отправку документов в приложении и преследуемая цель;
- завершение основной части письма деловым комплиментом;
- подпись, расшифровка, должность.
Для юридических лиц письмо необходимо оформить на бланке в двух экземплярах на листе формата А4. Второй подшить в папку «Исходящие письма».
В случае необходимости предоставления подтверждения о получении адресатом корреспонденции, можно попросить расписаться уполномоченного сотрудника получателя на втором экземпляре.
Образец
| БЛАНК ОРГАНИЗАЦИИ __________________________________________________________Исх.№ Дата:Генеральному директору ООО «Получатель» Иванову И.И.Дорогой Иван Иванович,Настоящим направляем Вашему вниманию согласованный договор о совместной деятельности между нашими организациями. Просим подписать его в возможно короткие сроки и вернуть в наш адрес один оригинал договора. В случае возникновения вопросов, просим связаться с исполнителем ФИО по телефону: ______________.Приложение: на 5 листах. Надеемся на дальнейшее сотрудничество, Директор ООО «Отправитель» /подпись/ ФИО |
Заключение
Снабжение документов сопроводительным письмом придает корреспонденции дополнительную важность и серьезность, позволяет подтвердить факт отправки, предусматривает возможность адресного возврата, а также разъясняет цель использования прилагаемых документов. Грамотно составленный текст – всегда красивый, краткий и ёмкий.
Смотрите видео, в котором разъясняется, как написать сопроводительное письмо к резюме:
Добавить комментарий