Дополнительное соглашение о пролонгации договора

Статья рассматривает оформление дополнительного соглашения о продлении срока действия договора, разъясняет, в каких случаях применяется этот документ, и как составить письмо к контрагенту.

Правовым источником в этом случае будет Гражданский кодекс РФ, в соответствии с которым дополнительное соглашение заключается в форме, аналогичной основному договору, т.е. письменной.

Оглавление:

• Что это такое и где применяется
• Как пролонгировать договор
• Оформление письма
• Заключение

Что это такое и где применяется

Допсоглашение является двусторонней письменной договоренностью и обязательством продолжить действие основного договора, ввиду различных обстоятельств, например, таких, как:

• удовлетворение качеством выполнения договорных обязательств;
• выгодные условия;
• отсутствие других контрагентов и т.д.

Договоры и их производные относятся, как правило, к гражданскому праву, хотя часто встречаются и в трудовом праве.

Дополнительные соглашения применяются в различных сферах:

• оказание услуг, например, аренда;
• выполнение работ;
• поставка продукции;
• трудовые соглашения и т.д.

Как пролонгировать договор

Рассмотрим алгоритм продления сроков документа.

Возьмем для примера крупную организацию, планирующую продлить контракт поставки канцтоваров отделом снабжения:

1. Для того чтобы его пролонгировать, сторонам необходимо прийти сначала к устному, а затем к письменному согласию. Предварительно проводятся переговоры по телефону между исполнителями или руководителями контрагентов.
2. Далее отдел снабжения оформляет внутренний документ, например, рапорт или докладную, на имя руководителя с предложением продлить контракт поставки канцтоваров, поставляемых по эксклюзивно низкой цене, с приложением конкурентного листа и т. д.
3. Затем руководитель визирует докладную, дает указание провести переговоры с контрагентом и подготовить проект дополнительного соглашения.
4. Разработанный проект визируется руководителями юридической службы, снабжения и бухгалтерии, подписывается руководителем, скрепляется печатью и направляется на подпись контрагенту с сопроводительным письмом.

Оформление письма

Рассмотрим, как оформить сопроводительное письмо.

Оно пишется на бланке предприятия и должно содержать следующую информацию:

• дату, номер;
• наименование контрагента – адресата;
• обращение к руководителю;
• ссылку на основной договор (реквизиты);
• намерение продлить договор и проведенные предварительные переговоры;
• указание на разработанный проект допсоглашения, прилагаемого к письму;
• подпись руководителя и расшифровку.

Если письмо оформляется не на бланке, необходима печать.

Образец письма представлен ниже.

Бланк организации

Генеральному директору ООО «Канцтовары»
Карандашову И.И.

Исх.№ 987
от 24.11.2017г.

                Уважаемый Иван Иванович,

                Между нашими организациями был заключен договор поставки канцтоваров №63 от 01.01.2017. Принимая во внимание эксклюзивные цены, по которым Вы поставляете нам продукцию, а также переговоры, проведенные 23.11.2017 г., и достигнутое соглашение продлить указанный договор на прежних условиях на следующий календарный год, направляем Вашему вниманию проект дополнительного соглашения о продлении срока действия договора.

Просим подписать и вернуть второй экземпляр в наш адрес.

Приложение: на 2 листах.

С уважением и надеждой на плодотворное и долгосрочное сотрудничество,

Генеральный директор ООО «Заказчик»                                                                                      Петров П.П.

Заключение

Составление дополнительных соглашений для продления сроков является общераспространенной практикой, предусмотренной гражданским законодательством. Для вступления соглашения в силу, необходимо его оформление в той же форме, что и основной документ, и подписание уполномоченными представителями сторон.

В крупных предприятиях практикуется направление проекта соглашения сопроводительным письмом, образец которого приводится в статье.

Смотрите видео, в котором разъясняются особенности заключения дополнительного соглашения о продлении срока действия договора: