Как правильно заверить копию трудовой книжки – образец

При возникновении необходимости документального подтверждения трудоустройства работник использует копию трудовой книжки, заверить ее правильно можно, ориентируясь на образец.

Сами книжки относятся к категории бланков строгой отчетности как важные документы, подтверждающие трудовой путь работника. Получение их на руки осуществляется лишь в момент увольнения.

Оглавление:

• Как правильно заверить копию трудовой
• Подготовка документов
• Варианты оформления и образец
• Правила заверения копии документа работодателем
• Обязательные атрибуты
• Особенности заверения копии для банка
• Срок действия копии

Как правильно заверить копию трудовой

Четкие правила по изготовлению копий данных документов не разработаны. Однако, общепринято, что простая ксерокопия не может быть достоверной, ее необходимо подтвердить установленным образом.

Поэтому работник самостоятельно заверить откопированный документ не сможет, даже если трудовая книжка находится у него на руках, а он в настоящий момент не работает.

В этом случае за оформлением придется обратиться к нотариусу с предъявлением для подтверждения личности паспорта. Официальному безработному можно заверить копию трудовой книжки, обратившись в службу занятости населения.

Подготовка документов

Копировать следует на отдельных страницах без использования двусторонней печати, экономить таким образом бумагу не стоит.

Все страницы с записями должны быть четко отображены, легко читаемы. Масштаб для копирования должен соответствовать оригиналу.

Лучше использовать книжный формат листа, так как откопированные документы приобщаются к номенклатуре, использование при этом альбомного формата будет неудобно. Для изготовления копии можно использовать ксерокс, а также скан. 

Варианты оформления и образец

Все листы пронумеровываются и сшиваются, на обороте указывается:

• количество листов;
• подтверждение достоверности копии;
• печать организации (индивидуального предпринимателя);
• фамилия и инициалы лица, заверившего копию.

При копировании книжки целиком заверяют только первую и последнюю страницы.

Правила заверения копии документа работодателем

Чаще всего выдача откопированных экземпляров осуществляется кадровой службой организации или работодателем лично при ее отсутствии.

Работник должен обратиться к работодателю (или в кадровое подразделение) с заявлением о выдаче документа, подтверждающего его занятость.

Предоставление осуществляется в трехдневный срок с момента поступления заявления. По договоренности заверенный откопированный документ может быть выдан при устном обращении в тот же день, заявление тогда не пишется.

Полномочия по заверению копий имеют:

• руководитель организации;
• начальник кадрового органа;
• работник отдела кадров, ведущий данное направление деятельности;
• другой работник, которому это право предоставлено работодателем (оформление полномочий осуществляется соответствующим приказом).

Индивидуальный предприниматель оформить и подписать откопированный экземпляр документа вынужден самостоятельно.

Обязательные атрибуты

На всех страницах фамилия, имя и отчество исполнителя указываются в обязательном порядке. Они должны быть четко прописаны и разборчивы.

Подпись лица, заверяющего документ, дополняется печатью организации, ставить ее необходимо не на пустое место, а на часть подписи.

Подпись с печатью должны ставиться частично на откопированной части трудовой книжки и на чистом участке листа. Печать используется основная либо специальная, кадровой службы (при наличии).

Одним из главных атрибутов является дата заверения, от нее начинается отсчет времени действия откопированного экземпляра трудовой книжки. Декретнице копия трудовой книжки выдается по тем же правилам, как для любого работника.

Особенности заверения копии для банка

Требованием банка при предъявлении пакета документов для проверки возможности предоставления кредита является наличие подтверждения трудоустройства и указание его длительности.

Кредитная организация желает удостовериться в платежеспособности потенциального заемщика, в наличии у него постоянного и продолжительного источника дохода.

Поэтому особое внимание при оформлении копии необходимо обратить на действующий характер трудовых отношений.  Если последняя запись о приеме на работу расположена в конце страницы трудовой книжки, то необходимо откопировать и следующую пустую страницу.

Но при этом в займе могут отказать из-за отсутствия на последней странице дополнительной информации о работе заемщика в организации по настоящее время. Заверяется данная страница так же, как остальные. Для того, чтобы вопросов к предоставляемому экземпляру документа не возникало, необходимо уточнить требования организации, выступающей кредитором.

Срок действия копии

Продолжительность действия заверенного экземпляра трудовой книжки находится в зависимости от органа, подтвердившего документ, и правил организации, его принимающей.

При заверении по месту работы копия действительна на протяжении месяца.

Нотариальное заверение избавляет от данного ограничения, действовать такая копия будет длительный период, но до внесения в трудовую книжку изменений. С момента внесения изменений копия теряет свою юридическую силу, ее использование не допускается.

Общим для всех вариантов оформления копий документа является установка отметок на последней странице трудовой книжки. Это необходимо как для отражения существующего положения, а именно определения статуса гражданина на настоящий момент (этим интересуются банки), так и для определения его общего трудового стажа (необходимо для пенсионного фонда).

Оформление экземпляра в соответствие с принятыми правилами поможет сократить время для получения услуги, ради которой она оформлялась. Поэтому при получении копии стоит сравнить ее с образцом.

Смотрите видео, в котором разъясняются правила заполнения трудовой книжки: